Qu'est-ce qu'un système de gestion d'agence d'assurance?
Un système de gestion d'agence d'assurance (AMS) — appelé système de gestion de courtage (SGC) au Canada — est la colonne vertébrale logicielle d'un cabinet de courtage. Il gère l'administration des polices, les intégrations avec les assureurs, la comptabilité des commissions et les flux de conformité une fois la police vendue.
Si vous magasinez un logiciel pour votre cabinet, comprendre ce que fait un système de gestion d'agence et en quoi il diffère d'un CRM vous épargnera du temps, de l'argent et de la frustration. Ce guide explique les deux.
La réponse courte
Un système de gestion d'agence est le système de référence des polices émises. Il stocke les détails des polices, télécharge les données des assureurs, suit les renouvellements, traite les avenants, rapproche les commissions et produit les rapports de conformité.
Un CRM gère le processus de vente : prospects, opportunités, tâches de suivi et relations clients avant et après la vente de la police. Beaucoup de cabinets utilisent les deux : le système de gestion pour l'administration des polices, le CRM pour les ventes et la rétention.
Ce que fait un système de gestion d'agence
Administration des polices
Stocker les fiches de polices, suivre les dates d'entrée en vigueur et d'expiration, traiter les avenants et les annulations, et maintenir l'historique des polices de chaque client.
Intégrations avec les assureurs
Télécharger les données de polices, les primes et les relevés de commissions directement des systèmes des assureurs (Applied Epic, Vertafore SIG, Power Broker, etc.). Réduit la saisie manuelle.
Comptabilité des commissions
Importer les relevés de commissions, associer les paiements aux polices, suivre les surcommissions et les partages, et rapprocher les commissions attendues et reçues.
Suivi des renouvellements
Repérer les polices qui expirent, produire des listes de renouvellement et déclencher les flux de traitement des renouvellements. Certains systèmes envoient des avis de renouvellement automatisés.
Conformité et rapports
Produire les historiques de sinistres, les rapports d'exposition et les pistes d'audit. Suivre les exigences d'assurance erreurs et omissions, les dossiers de consentement des clients et les dépôts réglementaires.
Rapports d'agence
Sommaires du portefeuille d'affaires, primes par assureur, nombre de polices par ligne, commissions des producteurs et indicateurs de rétention.
Système de gestion d'agence ou CRM : quelle est la différence?
| Fonction | AMS / SGC | CRM |
|---|---|---|
| Objectif principal | Administration des polices | Ventes et rétention |
| Utilisé par | Représentants au service, personnel administratif, comptabilité | Producteurs, gestionnaires de comptes |
| Données de polices | Complètes : assureur, prime, couverture | Sommaire : type, échéance, valeur |
| Intégrations avec les assureurs | Oui (téléchargements, téléversements) | Non |
| Comptabilité des commissions | Rapprochement complet | Suivi sommaire seulement |
| Gestion des prospects | Non | Oui |
| Pipeline d'opportunités | Non | Oui |
| Analytique de l'attrition et de la rétention | Nombre de polices seulement | Score prédictif |
| Comment c'est tarifé | Sur soumission seulement. Applied, Vertafore et Acturis ne publient pas leurs prix; attendez-vous à une soumission par siège plus l'implantation. | Généralement publié par siège. CovioIQ affiche ses propres forfaits publiquement. |
La plupart des cabinets utilisent les deux
Un producteur utilise le CRM pour travailler les prospects et gérer les renouvellements. Un représentant au service utilise le système de gestion pour émettre les polices, traiter les avenants et rapprocher les commissions. Les deux systèmes se complètent; ils ne se font pas concurrence.
Les plateformes de gestion d'agence courantes au Canada
Voici les systèmes de gestion d'agence que les cabinets canadiens utilisent couramment. Ce n'est ni une recommandation ni une comparaison exhaustive — seulement un aperçu de ce qui existe.
Applied Epic
Dominant en assurance de dommages au Canada. Intégrations solides avec les assureurs, ensemble de fonctionnalités complet, coût plus élevé.
Vertafore SIG
Populaire dans les cabinets de taille moyenne. Administration des polices, comptabilité des commissions, gestion des documents.
Power Broker
Système conçu au Canada. Solide en lignes commerciales. Bonne connectivité avec les assureurs.
AMS360
Plateforme de Vertafore axée sur les États-Unis. Certains cabinets canadiens l'utilisent, mais SIG est plus courant.
HawkSoft
Option infonuagique. Plus facile à apprendre que les systèmes traditionnels, mais moins de connexions avec les assureurs canadiens.
AgencyBloc
Axé sur la vie et la santé. Solide sur les marchés américains, moins courant en assurance de dommages au Canada.
Note : la disponibilité des intégrations avec les assureurs change. Vérifiez les connexions actuelles auprès de chaque fournisseur avant d'acheter.
Liste de contrôle pour choisir un système de gestion d'agence
Choisir un système de gestion d'agence est une décision pluriannuelle. Utilisez cette liste pour évaluer les fournisseurs.
Intégrations avec les assureurs
- Télécharge les données de polices de vos 5 principaux assureurs
- Prend en charge les formats de fichiers de téléchargement utilisés par vos assureurs
- Capacité de téléversement pour les assureurs qui l'exigent
- Importation des relevés de commissions des assureurs
Administration des polices
- Gère vos lignes d'affaires (auto, habitation, commercial, vie)
- Cycle de vie des polices : nouvelle, renouvellement, avenant, annulation
- Ménages multipolices et comptes commerciaux
- Stockage et récupération des documents
Comptabilité des commissions
- Importer et apparier les relevés de commissions
- Suivre les commissions attendues et reçues
- Partages entre producteurs et surcommissions
- Rapports de chronologie des commissions impayées
Flux de travail et conformité
- Flux de renouvellement et notifications
- Suivi de l'assurance erreurs et omissions et pistes d'audit
- Outils de consentement des clients et de conformité à la LPRPDE
- Rapports : historiques de sinistres, exposition, consolidation du portefeuille
Déploiement et coût
- Hébergé dans le nuage ou sur site (votre équipe TI peut le soutenir)
- Coût initial + frais mensuels + frais par utilisateur
- Soutien à la migration des données et échéancier
- Formation et soutien continu inclus
Intégration et portabilité des données
- Exporter vos données dans un format utilisable si vous partez
- API ou intégration avec le logiciel comptable
- Compatible avec votre CRM (si vous en utilisez un)
- Processus de sauvegarde et de reprise après sinistre
Questions courantes
Qu'est-ce qu'un système de gestion d'agence d'assurance?
Un système de gestion d'agence d'assurance (AMS), aussi appelé système de gestion de courtage (SGC) au Canada, est un logiciel qui gère l'administration des polices, les intégrations avec les assureurs, la comptabilité des commissions et les flux de conformité d'un cabinet de courtage. C'est le système de référence des polices émises.
Quelle est la différence entre un système de gestion d'agence et un CRM en assurance?
Un système de gestion d'agence administre les polices après leur vente : données de polices, renouvellements, suivi des réclamations, rapprochement des commissions et téléchargement des assureurs. Un CRM gère le processus de vente : prospects, opportunités, suivis et relations clients. Beaucoup de cabinets utilisent les deux.
Ai-je besoin d'un système de gestion d'agence ou d'un CRM pour mon cabinet?
Si vous émettez et administrez des polices, il vous faut un système de gestion d'agence pour suivre les données de polices, gérer les renouvellements et rapprocher les commissions. Si vous voulez gérer des prospects, suivre l'activité de vente ou améliorer la rétention des clients, il vous faut un CRM. La plupart des cabinets d'une certaine taille utilisent les deux systèmes.
Un CRM peut-il remplacer un système de gestion d'agence?
Non. Un CRM ne gère pas l'administration des polices, le téléchargement des assureurs, la comptabilité des commissions ni les flux de conformité qu'offre un système de gestion d'agence. Le CRM gère les ventes et les relations clients; le système de gestion administre les polices émises.
Combien coûte un système de gestion d'agence?
Nous ne pouvons pas vous le dire, et quiconque cite une fourchette devine. Les principaux systèmes canadiens — Applied, Vertafore et Acturis — ne publient pas leurs prix, le coût est donc établi par une soumission selon votre nombre de sièges, vos lignes d'affaires et vos connexions aux assureurs. Demandez à chaque fournisseur de séparer la licence récurrente de l'implantation, de la migration des données et de la formation, car c'est là que les soumissions divergent le plus.
Puis-je exporter mes données si je change de fournisseur?
La plupart des plateformes permettent l'exportation des données, mais le format et l'exhaustivité varient. Avant d'acheter, demandez à chaque fournisseur : quel format, quelles tables, et si les données historiques vous suivent. Certains fournisseurs facturent des frais d'exportation.
Besoin d'un CRM pour compléter votre système de gestion?
CovioIQ est un CRM conçu pour les courtiers d'assurance canadiens. Il importe votre portefeuille par CSV, suit les renouvellements 90 jours à l'avance et évalue le risque d'attrition — sans remplacer votre système de gestion.