Sortir vos données d'un CRM
Chaque fournisseur répond oui à « puis-je exporter mes données ». Six questions pour découvrir ce que vaut vraiment ce oui, et nos propres réponses à chacune.
Posez-les avant de signer. Après, vous demandez une faveur à une entreprise que vous quittez, une position bien plus faible que celle que vous avez aujourd'hui.
Les six questions
Puis-je exporter sans vous le demander?
La différence entre la portabilité et une faveur. Une exportation en libre-service est un droit; un billet de soutien est une négociation que vous aurez pendant une relation déjà détériorée.
Réponse qui devrait vous inquiéter : « Contactez simplement le soutien et nous nous en occuperons. »
Quel format, et pouvez-vous m'en montrer un maintenant?
Demandez un fichier d'exemple avant de signer. Un CSV par entité, c'est bien. Un rapport PDF n'est pas une exportation, pas plus qu'un écran que vous pouvez imprimer.
Réponse qui devrait vous inquiéter : « Nous pouvons vous produire un rapport. »
Les relations survivent-elles?
La question la plus importante et la moins souvent posée. Un fichier de clients et un fichier de polices valent peu si rien dans l'un ou l'autre n'indique quelle police appartient à quel client. Il vous faut un identifiant stable des deux côtés.
Réponse qui devrait vous inquiéter : « Vous obtenez tous vos contacts et toutes vos polices. »
Est-ce que ça inclut les notes, l'historique des activités et les documents?
Les dossiers s'exportent facilement. L'historique, rarement, et les documents, presque jamais. Vérifiez maintenant, parce que le journal des appels est souvent ce que vous vouliez le plus garder.
Réponse qui devrait vous inquiéter : « Toutes vos données sont incluses. » Demandez précisément pour chacune.
Qu'arrive-t-il aux données après mon départ?
Période de rétention, processus de suppression, et si vous obtenez une confirmation écrite. Pertinent pour la LPRPDE et pour ce que vous avez dit à vos clients.
Réponse qui devrait vous inquiéter : Une vague référence à la politique de confidentialité.
L'exportation contient-elle les mêmes données que celles que je vois, ou un sous-ensemble?
Les champs calculés, les scores et les vues dérivées sont souvent absents. Ce peut être acceptable — un score se recalcule — mais vous devriez le savoir avant que ça compte.
Réponse qui devrait vous inquiéter : « C'est tout. »
Pourquoi les relations comptent plus que les dossiers
L'exportation d'un cabinet n'est pas une seule table. Ce sont des clients, des polices rattachées aux clients, des renouvellements rattachés aux polices, des activités rattachées aux clients et des tâches rattachées aux deux. Si l'exportation aplatit tout cela, vous avez une pile de lignes plutôt qu'un portefeuille.
Le test est concret : ouvrez le fichier des polices et vérifiez qu'il y a une colonne identifiant le client, et que le même identifiant apparaît dans le fichier des clients. Si le seul lien est un nom, la relation ne survivra pas au contact d'un système qui a deux J. Tremblay.
C'est la même raison pour laquelle un bon importateur apparie sur un identifiant stable plutôt que sur une adresse courriel, et il vaut la peine de poser les deux questions dans la même conversation : comment les données entrent, et comment elles sortent.
Nos réponses, y compris les faibles
- Libre-service, sans billet. Les contacts et les polices s'exportent en CSV depuis l'application, par vous, quand vous le voulez.
- Le lien client est un nom, pas un identifiant, et c'est une faiblesse. Notre exportation des polices porte le prénom et le nom du client plutôt qu'un identifiant stable. C'est lisible et ça se réimporte bien pour la plupart des portefeuilles, mais c'est exactement la plus faible des deux options décrites ci-dessus, et dans un portefeuille avec deux J. Tremblay, c'est ambigu. Nous préférons l'écrire ici plutôt que de vous le laisser découvrir pendant une migration. C'est sur la liste des choses à corriger.
- Les documents sont le point faible. Les fichiers que vous avez téléversés ressortent un par un, pas en archive groupée. Pour un cabinet avec des années de documents, c'est une vraie limite et nous préférons que vous l'appreniez ici plutôt qu'en partant.
- La suppression du compte est en libre-service et retire les données de votre cabinet. Ce que nous conservons et pendant combien de temps est écrit sur la page de confidentialité plutôt que résumé vaguement ici.
Une liste de contrôle de sortie
- Exportez tout avant de donner votre préavis, pas après.
- Ouvrez chaque fichier et vérifiez le nombre de lignes par rapport à ce que le système rapporte.
- Vérifiez que la prime annuelle totale de l'exportation correspond à la valeur du portefeuille à l'écran.
- Confirmez que l'identifiant client apparaît dans les fichiers des clients et des polices.
- Récupérez les documents séparément, et prévoyez vraiment du temps pour cela.
- Gardez l'exportation dans un endroit encadré. C'est une copie complète de votre portefeuille de clients.
- Obtenez une confirmation écrite de la suppression, et conservez-la.
La troisième étape est celle que les gens sautent et celle qui attrape les problèmes. Un total de primes qui ne concorde pas signifie que des lignes manquent, et le découvrir plus tard est bien pire.
Posez-nous ces questions pendant l'essai
L'exportation est dans le produit pendant l'essai de 14 jours sans carte, vous pouvez donc tester les affirmations ci-dessus plutôt que de les croire sur parole. C'est la bonne façon d'évaluer cela.
Voir aussi : nettoyer les données avant un déménagement, tous les guides.