La gestion des commissions d'assurance pour les courtiers
Gérer les commissions, c'est savoir ce qui vous est dû, vérifier ce qui est arrivé et poursuivre l'écart. La plupart des cabinets font bien la première partie et jamais la deuxième, ce qui explique que la troisième se fasse dans la panique en fin d'année.
C'est un guide opérationnel, pas une page produit. CovioIQ ne rapproche pas les relevés des assureurs; la section au bas dit exactement ce qu'il fait et ne fait pas, et il y a un tableur gratuit qui fait la partie rapprochement.
Les deux chiffres dont tout dépend
Une commission, c'est un calcul sur un taux et une base de prime. Chaque problème de rapprochement est au fond un désaccord sur l'un de ces deux chiffres; ce sont donc les champs à garder exacts au moment où une police est liée plutôt qu'à reconstituer plus tard.
Hypothétique, pour montrer la forme
Une police commerciale avec une base de prime de 8 400 $ à un taux de 10 % devrait produire 840 $. Le relevé indique 712 $. Rien dans cet écart ne dit lequel des deux chiffres a bougé : l'assureur a peut-être calculé sur une prime plus basse après un avenant, ou appliqué un autre palier de taux.
Si votre fiche contient le taux et la base que vous attendiez, c'est une question d'une ligne à l'assureur. Si elle ne contient que le montant en dollars, c'est une enquête.
Ces chiffres sont un calcul illustratif, pas un taux type ni un point de référence. Les taux varient selon l'assureur, la ligne, le volume et le contrat, et quiconque vous cite un chiffre à l'échelle du marché devine.
Comment fonctionne le rapprochement des relevés
- Enregistrez l'attente à la liaison. Le taux, la base de prime et la commission attendue qui en résulte, contre une référence de police. Le faire après l'arrivée du relevé va à l'encontre du but — vous finissez par valider le calcul de l'assureur avec les propres données de l'assureur.
- Appariez le relevé ligne par ligne. Appariez sur le numéro de police, jamais sur le nom du client. Les noms diffèrent d'un système à l'autre, l'orthographe dérive, et les clients commerciaux font affaire sous plus d'un nom.
- Laissez l'écart ressortir. Reçu moins attendu. Zéro ne demande aucune attention, et la plupart des lignes seront à zéro.
- Classez ce qui reste. Un paiement insuffisant, un trop-payé, quelque chose d'entièrement manquant ou un vrai litige. Ils appellent des réponses différentes, et les mettre dans le même panier est ce qui rend le rapprochement interminable.
- Vérifiez d'abord les trop-payés. Un trop-payé est souvent une correction d'un manque antérieur. Le compenser avant de décrocher le téléphone vous épargne un appel gênant.
- Notez la date de suivi. Un écart sans date à côté n'appartient à personne, ce qui est le même mode de défaillance qu'un renouvellement sans responsable.
Le piège du calendrier
Une police liée vers la fin d'un cycle est fréquemment payée au suivant. Si vous traitez chaque absence comme un paiement manquant, vous soulèverez une douzaine de questions par mois qui se résolvent d'elles-mêmes, et l'assureur se mettra à lire vos courriels moins attentivement. Accordez un cycle aux affaires nouvelles avant de les poursuivre, et marquez-les pour vous rappeler que vous avez décidé d'attendre plutôt qu'oublié.
Un tableur qui fait cela
Le flux ci-dessus est un modèle, pas un produit. Le nôtre est gratuit, sans inscription, et comprend dix lignes d'exemple délibérément désordonnées : un paiement insuffisant dû à un désaccord sur la base de prime, un paiement qui manque en janvier et arrive en mars, et un trop-payé qui compense un manque antérieur à zéro.
Obtenir le suivi des commissionsOù CovioIQ a sa place, et où il ne l'a pas
Ce qu'il fait. CovioIQ enregistre un taux et un montant de commission sur chaque police, et totalise les commissions par assureur dans tout le portefeuille. Cela répond à « d'où viennent vraiment mes revenus », une question utile et différente du rapprochement.
Ce qu'il ne fait pas. Il n'importe pas et ne rapproche pas les relevés des assureurs, ne produit pas de cycles de commissions ni de relevés pour les producteurs, et n'est pas un système comptable. Si la comptabilité des commissions est le problème que vous résolvez, la réponse est votre système de gestion de courtage ou votre comptable, et nous disons la même chose sur chaque page comparative.
Questions courantes
Qu'est-ce que la gestion des commissions d'assurance?
Le travail opérationnel qui consiste à savoir quelle commission vous est due, à vérifier ce qui est réellement arrivé et à poursuivre la différence. Il couvre l'enregistrement du taux et de la base de prime de chaque police, le rapprochement des relevés des assureurs avec ces fiches et le suivi des écarts. Dans un petit cabinet, c'est généralement une personne et un tableur; dans un plus grand, cela se trouve dans le système de gestion de courtage ou le logiciel comptable.
Pourquoi des commissions manquent-elles?
Rarement parce qu'un assureur a décidé de ne pas payer. Les causes courantes sont ordinaires : une police liée tard dans le mois tombe sur le cycle suivant, un avenant est payé séparément, la prime sur laquelle la commission a été calculée diffère de celle de votre fiche, ou un taux a été appliqué à un palier différent de celui attendu. Les quatre cas se ressemblent sur un relevé, c'est pourquoi la base de prime est le champ à enregistrer avec soin.
À quelle fréquence un cabinet devrait-il faire le rapprochement?
À chaque cycle de relevé, et avant que le relevé arrive plutôt qu'après. Si vous n'inscrivez ce que vous attendez qu'une fois que l'assureur vous a dit ce qu'il a payé, vous vérifiez son calcul contre lui-même. Saisir la commission attendue au moment de la liaison est ce qui donne un sens à la comparaison.
CovioIQ gère-t-il les commissions?
Non, et nous préférons le dire. CovioIQ enregistre un taux et un montant de commission sur chaque police et peut totaliser les commissions par assureur dans tout votre portefeuille, ce qui est utile pour voir où se concentrent les revenus. Il ne rapproche pas les relevés des assureurs, ne produit pas de cycles de commissions et n'est pas un système comptable. Le rapprochement relève de votre système de gestion de courtage, de votre logiciel comptable ou d'un tableur.
Que devrais-je poursuivre et que devrais-je laisser aller?
Fixez un seuil avant de commencer, pas pendant que vous regardez un écart. Poursuivre quatre dollars coûte plus que quatre dollars, et un cabinet sans seuil poursuit tout ou rien. Vérifiez aussi si un trop-payé règle un manque antérieur avant de le soulever, parce que les assureurs se corrigent eux-mêmes plus souvent qu'on ne le croit.