Un tableur de suivi des commissions pour les courtiers
L'attendu contre le reçu, ligne par ligne, pour qu'un paiement insuffisant soit quelque chose que vous remarquez en février plutôt que quelque chose que vous découvrez en novembre. CSV gratuit, s'ouvre dans Excel ou Google Sheets, aucune adresse courriel requise.
Les commissions se perdent dans l'écart entre deux systèmes : l'assureur sait ce qu'il a payé, vous savez ce que vous attendiez, et rien ne compare les deux. Cette feuille est cette comparaison, et elle est délibérément ennuyeuse.
Ce que CovioIQ fait et ne fait pas ici
Il vaut la peine de le dire clairement, parce que c'est une page sur les commissions sur le site d'un CRM. CovioIQ enregistre un taux et un montant de commission sur chaque police et peut totaliser les commissions par assureur dans votre portefeuille. C'est utile, et c'est tout.
CovioIQ ne rapproche pas les relevés des assureurs, ne fait pas de comptabilité et n'est pas un moteur de commissions. Le rapprochement vit dans votre système de gestion de courtage ou votre logiciel comptable, ou dans une feuille comme celle-ci. Nous préférons vous remettre un tableur fonctionnel que laisser entendre une fonctionnalité que nous n'avons pas bâtie.
Les colonnes
Douze colonnes. Les six premières décrivent ce que vous attendiez, les trois suivantes ce qui s'est passé, et les trois dernières ce que vous avez fait.
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| statement_period | Le relevé d'assureur auquel cette ligne appartient, en AAAA-MM. |
| carrier | Qui doit la commission. |
| policy_ref | Le numéro de police ou l'identifiant de fiche dans votre SGC ou votre CRM. Pas le nom du client. |
| policy_type | Auto, habitation, entreprise, etc. Utile quand un taux s'applique par ligne. |
| premium_basis | La prime sur laquelle la commission a été calculée. Les désaccords commencent généralement ici. |
| commission_rate_pct | Le taux que vous attendez, en pourcentage. |
| expected_commission | premium_basis x rate. Ce qui devrait arriver. |
| received_commission | Ce qui est réellement arrivé. Laissez vide jusqu'à réception. |
| variance | received moins expected. Négatif signifie manque, positif signifie trop-payé. |
| status | received, short, over, missing ou disputed. Gardez l'ensemble petit. |
| followed_up_on | AAAA-MM-JJ du jour où vous l'avez soulevé. Vide signifie que personne ne l'a fait. |
| notes | Ce que l'assureur a dit, ou ce qu'il vous reste à vérifier. |
Les cinq statuts
- receivedAttendu et reçu concordent. Rien à faire.
- shortMoins est arrivé qu'attendu. Généralement un écart de base de prime ou de taux.
- overPlus est arrivé qu'attendu. Souvent une correction d'un mois antérieur, pas un cadeau.
- missingRien n'est arrivé. Les affaires nouvelles et les avenants en cours de terme sont les causes habituelles.
- disputedVous l'avez soulevé auprès de l'assureur et attendez.
Pourquoi les lignes d'exemple sont désordonnées
Les dix lignes d'exemple comprennent un paiement insuffisant causé par un désaccord sur la base de prime, une police qui manque en janvier et arrive en mars, et un trop-payé qui s'avère être la correction d'un manque antérieur. Ce dernier cas compte : les deux lignes se compensent à zéro, et un suivi qui signale le trop-payé sans le relier au manque vous envoie discuter avec un assureur qui a déjà corrigé. Supprimez les exemples avant d'utiliser le fichier.
Comment l'utiliser chaque mois
- Avant l'arrivée du relevé, inscrivez la commission attendue pour les polices que vous avez liées ou renouvelées. Si vous attendez d'avoir le relevé sous les yeux, vous rapprocherez contre leurs chiffres au lieu des vôtres, ce qui est tout le problème.
- À son arrivée, saisissez le reçu pour chaque ligne et laissez l'écart ressortir.
- Ne travaillez que les écarts non nuls. Fixez un seuil que vous respecterez vraiment : poursuivre quatre dollars coûte plus que quatre dollars.
- Vérifiez si un trop-payé règle un manque antérieur avant de soulever quoi que ce soit.
- Notez la date de suivi. Un écart sans date à côté n'appartient à personne.
Le taux et la base de prime de chaque police sont les deux champs à garder exacts dans le système qui les contient, parce que tout ce qui précède est un calcul sur ces deux chiffres. CovioIQ stocke les deux sur une police, et c'est à cela que sert le suivi des polices .
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Voir aussi : comment fonctionne la gestion des commissions, feuille de suivi des clients et des polices.