Tableur gratuit de suivi des clients en assurance
Une ligne par police, avec les dates de renouvellement, les primes et les commissions au même endroit. Fonctionne dans Excel et Google Sheets. Aucune adresse courriel, aucune inscription, aucune séquence de relance.
La plupart des cabinets commencent ici, et beaucoup gèrent un portefeuille sain de cette façon pendant des années. Le modèle est une vraie feuille de travail, pas un appât pour autre chose.
Ce qu'il contient
Une ligne par police. Un client avec trois polices a trois lignes, et c'est ce qui fait fonctionner le suivi des renouvellements : les renouvellements se font par police, pas par client.
Les colonnes nécessaires
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| client_first_name | Prénom. Le prénom ou le nom doit être présent. |
| client_last_name | Nom. |
| policy_number | Tel que l'assureur le nomme. Doit être unique par police. |
| carrier | L'assureur de la police. |
| effective_date | AAAA-MM-JJ. Début de la couverture. |
| renewal_date | AAAA-MM-JJ. Doit être postérieure à la date d'entrée en vigueur. |
Les colonnes qui valent la peine d'être remplies
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| policy_type | auto, home, life, business, health ou other. Tout autre valeur devient other. |
| status | active, pending, expired ou cancelled. |
| premium_amount | Le montant facturé à chaque période. Voyez la note ci-dessous, c'est celle que les gens se trompent. |
| premium_frequency | monthly, quarterly ou annual. |
| commission_rate | Commission de première année en pourcentage, de 0 à 100. |
| client_email, client_phone | Coordonnées. |
| client_city, client_province | Servent au filtrage et aux rapports. |
| notes | Tout ce dont vous voulez vous souvenir au sujet du compte. |
La colonne que les gens se trompent
premium_amount est ce qui est facturé à chaque période, selon ce qu'indique premium_frequency. Si un client paie 142,50 $ par mois, la ligne est 142.50 et notre monthly, pas le total annuel.
Mettez un montant annuel dans une ligne mensuelle et chaque total de primes que vous calculez est douze fois trop gros. Les trois lignes d'exemple du fichier montrent les trois fréquences à dessein.
En tirer le maximum
- Supprimez les trois lignes d'exemple une fois lues.
- Triez en ordre croissant sur
renewal_datepour que les prochains renouvellements soient en haut chaque fois que vous l'ouvrez. - Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur
renewal_datepour surligner tout ce qui est à moins de 90 jours. C'est la fenêtre où un renouvellement vaut encore la peine d'être travaillé. - Ajoutez vos propres colonnes librement. Les colonnes supplémentaires sont conservées, et l'importateur ignore celles qu'il ne reconnaît pas.
Quand un tableur ne suffit plus
Les signes habituels sont familiers : deux personnes qui modifient des copies différentes, un renouvellement remarqué la semaine de son expiration, et aucun moyen de savoir quels clients s'éloignent avant que l'un d'eux parte. Une feuille conserve bien les données et ne relance rien.
Les colonnes ici sont celles de l'importateur de CovioIQ , de sorte que si vous migrez plus tard, le fichier se charge sans retouche et les renouvellements se reconstruisent d'eux-mêmes à partir des dates d'expiration que vous avez déjà tapées. C'est délibéré, et c'est le seul argumentaire de cette page.
Cette feuille contient le portefeuille. Si ce dont vous avez besoin est le suivi du TRAVAIL de renouvellement plutôt que le stockage des données, la liste de contrôle de renouvellement à 90 jours est le fichier compagnon : une ligne par tâche, avec un responsable et une échéance.
Rien ne presse, et rien n'est exigé. Prenez la feuille.
Questions courantes
Est-ce vraiment gratuit, et dois-je vous donner une adresse courriel?
Gratuit, et non. Le lien de téléchargement est un lien direct vers le fichier, sans rien derrière. Utilisez-le et ne nous parlez jamais si vous préférez.
Fonctionne-t-il dans Google Sheets autant que dans Excel?
Oui. C'est un CSV, les deux l'ouvrent donc directement. Dans Google Sheets, utilisez Fichier puis Importer, et choisissez de remplacer la feuille courante. Gardez la ligne d'en-tête exactement telle quelle si vous comptez importer dans CovioIQ plus tard.
Que dois-je mettre dans premium_amount?
Le montant facturé à chaque période, selon ce qu'indique premium_frequency. Si la fréquence est mensuelle et que le client paie 142,50 $ par mois, premium_amount est 142.50 et non le montant annuel. Mettre un montant annuel dans une ligne mensuelle est l'erreur d'importation la plus courante, et elle rend chaque total de primes douze fois trop gros.
Puis-je ajouter mes propres colonnes?
Oui. Les colonnes supplémentaires sont conservées et ignorées par l'importateur, ajoutez donc ce que votre cabinet suit. Ne renommez pas les colonnes listées ci-dessus si vous voulez une importation propre plus tard.
Dois-je utiliser CovioIQ avec?
Non. C'est un tableur de travail en soi. Il se trouve que les colonnes correspondent à l'importateur de CovioIQ, de sorte que si vous voulez un jour migrer, le fichier se charge sans retouche.