Une liste de contrôle de renouvellement à 90 jours pour les courtiers
Chaque tâche d'un renouvellement, de la vérification à 90 jours à la note rédigée après sa conclusion, avec un responsable et une échéance pour chacune. CSV gratuit, s'ouvre dans Excel ou Google Sheets, aucune adresse courriel et aucune séquence de relance.
C'est un fichier de travail plutôt qu'un appât à prospects. Il est aussi délibérément ennuyeux : les renouvellements qui passent entre les mailles ne sont presque jamais les compliqués, ce sont ceux que personne ne tenait.
Télécharger et prévisualiser la liste de contrôle
Dix colonnes. Les trois premières décrivent le travail, les trois suivantes le suivent, et les quatre dernières permettent à quelqu'un d'autre de reprendre le renouvellement sans vous appeler.
| Colonne | Ce qu'on y met |
|---|---|
| stage | À quelle partie du parcours de 90 jours ceci appartient. |
| days_before_expiry | Combien de jours avant l'expiration la tâche est due. Négatif signifie après le renouvellement. |
| task | La chose à faire concrètement, écrite pour que n'importe qui dans l'équipe puisse la reprendre. |
| owner | Un nom. Un renouvellement sans responsable est celui qui passe entre les mailles. |
| due_date | AAAA-MM-JJ. Comptez à rebours à partir de la date d'expiration. |
| status | non commencé, en cours, terminé ou bloqué. Gardez l'ensemble petit. |
| source_system_ref | Le numéro de police ou l'identifiant de fiche dans votre SGC ou votre CRM. Pas le nom du client. |
| last_contact | AAAA-MM-JJ de la dernière fois où vous avez joint le client au sujet de ce renouvellement. |
| next_action | Ce qui se passe ensuite, pour qu'un collègue puisse prendre le relais sans demander. |
| notes | Tout ce qui change la conversation : réclamations, déménagement, hausse de prime. |
Gardez les coordonnées des clients hors de ce fichier
La liste de contrôle enregistre un source_system_ref, soit le numéro de police ou l'identifiant de fiche dans le système que vous utilisez déjà. Elle n'a aucune colonne pour un nom, un courriel ou un numéro de téléphone, et c'est voulu. Un tableur de coordonnées de clients finit sur le bureau de quelqu'un, dans une pièce jointe et, à terme, hors des systèmes que votre cabinet contrôle vraiment. Suivez le travail ici et laissez les personnes là où elles sont encadrées.
Commencez 90 jours avant l'expiration
Quatre-vingt-dix jours n'est pas un chiffre magique, c'est juste le dernier moment où magasiner la police reste confortable plutôt que précipité. Les étapes ci-dessous sont les lignes du fichier.
À 90 jours
Trois mois à l'avance, pendant qu'il reste du temps pour magasiner la police.
- Confirmez que la fiche de police est à jour : date d'expiration, assureur et prime.
- Signalez tout ce qui change la conversation, comme des réclamations, des sinistres responsables ou une hausse de prime.
- Décidez qui est responsable de ce renouvellement et inscrivez son nom dans la colonne responsable.
À 60 jours
Assez tôt pour qu'une nouvelle soumission reste confortable plutôt que précipitée.
- Premier contact : confirmez ce que le client a changé cette année.
- Demandez tout ce dont l'assureur aura besoin pour soumissionner de nouveau, et notez la date de la demande.
À 30 jours
Le client devrait maintenant avoir de quoi décider.
- Présentez les conditions de renouvellement et toute option que vous avez magasinée.
- Sans réponse, relancez selon un calendrier plutôt que quand ça vous revient en tête.
Avant l'expiration
La dernière semaine, là où les renouvellements se perdent vraiment.
- Dernière démarche, et confirmez la décision du client par écrit.
- Remontez au producteur ou au dirigeant si le client est toujours injoignable.
Après le renouvellement
La partie que tout le monde saute, et celle qui améliore l'année suivante.
- Notez le résultat : renouvelé, perdu ou transféré, et la raison.
- Notez tout écart de couverture aperçu en révisant le dossier.
Préparez l'information dans vos systèmes existants
La liste de contrôle suit le renouvellement. Elle ne remplace pas le système qui contient la police. Les soumissions, les avenants, les documents des assureurs et la comptabilité restent dans votre système de gestion de courtage, et la liste de contrôle y pointe par source_system_ref.
Si vous voulez savoir ce qui se connecte ou non à CovioIQ aujourd'hui, c'est écrit sur la page des intégrations, y compris les connexions aux assureurs que nous n'avons pas construites.
Adaptez la liste de contrôle à votre portefeuille
Les lignes commerciales exigent plus de délai que l'auto des particuliers, et un portefeuille riche en avantages collectifs appelle d'autres questions à 60 jours. Ajoutez des lignes, changez les comptes de jours, supprimez les étapes qui ne s'appliquent pas. Les colonnes supplémentaires ne posent pas de problème; rien ici ne relit le fichier.
Si vous préférez ne pas gérer cela dans un tableur, le même flux de travail à 90 jours est ce que le pipeline de renouvellement de CovioIQ fait automatiquement, et comment automatiser les renouvellements d'assurance explique, en précisant quelles parties peuvent être automatisées et lesquelles restent manuelles.
Voir le même flux de travail dans CovioIQ
La démo en direct tourne sur un portefeuille d'exemple, vous pouvez donc regarder un pipeline de renouvellement rempli sans vous inscrire à quoi que ce soit.