Requêtes d'IA pour le travail administratif des courtiers
Six requêtes pour la rédaction qui remplit la semaine d'un cabinet : notes au dossier, suivis, résumés de fils, transferts. Plus ce que la plupart des listes de requêtes omettent : ce que vous ne devez jamais y coller et comment vérifier ce qui en ressort.
Elles sont destinées à un assistant généraliste, pas à CovioIQ. Les courtiers y collent déjà des choses, et un guide qui prétend le contraire ne sert à personne.
La ligne : de l'administration, pas du conseil
Chaque requête ci-dessous produit quelque chose qu'un humain lit ensuite, modifie et dont il assume la responsabilité. C'est la seule forme sûre pour ce travail dans une industrie réglementée.
Un modèle peut expliquer un concept général, mettre de l'ordre dans vos mots, résumer ce qu'il a sous les yeux et rédiger un brouillon que vous réviserez.
Un modèle ne peut pas décider si un client nommé est couvert, recommander des limites ou un assureur, citer un prix ou confirmer qu'une réclamation serait payée. Ce sont des conseils, ils vous appartiennent, et aucune requête ne rend sûr de les déléguer. C'est la même frontière que nous maintenons dans notre propre produit, décrite sur la page sur la transparence de l'IA.
Ne collez jamais ceci
Partez du principe que tout ce que vous tapez dans un assistant généraliste échappe à votre contrôle. Caviardez d'abord, remettez les détails vous-même ensuite. Cela prend dix secondes et c'est la différence entre un outil de rédaction et une divulgation.
| Ne collez pas | Pourquoi |
|---|---|
| Les noms de clients, avec quoi que ce soit d'autre | Un nom plus un détail de police est identifiable. Utilisez « le client » ou une initiale. |
| Adresses courriel, numéros de téléphone, adresses postales | Jamais nécessaires pour une tâche de rédaction. Ajoutez-les vous-même ensuite. |
| Dates de naissance, NAS, numéros de permis ou de police | Aucune tâche de rédaction ne les exige. Il n'y a aucun avantage. |
| Détails de réclamation liés à une personne identifiable | Les renseignements de santé et de sinistre sont la catégorie la plus sensible que vous détenez. |
| Renseignements bancaires ou de paiement | Jamais, en aucune circonstance, pour aucune raison. |
| Des tableurs exportés en entier | Coller une exportation de portefeuille dans une fenêtre de clavardage est une divulgation, pas un flux de travail. |
Les six requêtes
Transformer des notes d'appel en vrac en note au dossier
Après un appel client, quand vos notes sont des fragments.
Réécris ces notes d'appel sous forme de courte note factuelle au dossier pour un cabinet de courtage d'assurance. Conserve chaque fait, n'ajoute rien, et signale tout ce qui est ambigu comme « à préciser » plutôt que de deviner. N'ajoute aucune recommandation. Notes : [collez vos notes]
À vérifier avant de l'utiliser : Vérifiez qu'elle n'a pas transformé une incertitude en affirmation. « Le client a dit peut-être » ne doit pas devenir « le client a accepté ».
Rédiger un suivi de renouvellement
Un renouvellement pour lequel vous avez déjà parlé une fois sans réponse.
Rédige un court courriel de suivi, simple, à un client dont la police d'assurance se renouvelle dans [N] jours. Je l'ai contacté une fois sans réponse. Ton : professionnel, pas insistant, aucune tactique de pression. Ne mentionne ni prix, ni conditions de couverture, ni recommandation. Demande une réponse ou un appel de dix minutes. Moins de 120 mots.
À vérifier avant de l'utiliser : Supprimez toute phrase qui suggère une urgence que vous n'avez pas créée. « Agissez maintenant ou perdez votre couverture » n'est pas vrai et ce n'est pas à vous de le dire.
Expliquer un concept pour pouvoir l'expliquer
Avant une conversation où il vous faut des mots simples pour quelque chose de technique.
Explique la différence entre la valeur à neuf et la valeur au jour du sinistre en langage simple, comme à quelqu'un sans aucune notion d'assurance. Deux courts paragraphes. Donne un exemple de la vie courante. Ne fais référence à aucune police précise et ne fais aucune recommandation.
À vérifier avant de l'utiliser : C'est de la formation pour vous, pas une réponse à envoyer. Le libellé de la police réelle prévaut, et vous seul pouvez la lire.
Résumer un long fil de courriels
Un fil de vingt messages dont vous héritez.
Résume ce fil de courriels en : (1) ce qui a été demandé, (2) ce qui a été convenu, (3) ce qui reste ouvert, (4) qui doit la prochaine action. Cite textuellement tout ce qui relève de la catégorie 2. Si quelque chose n'est pas clair, mets-le sous « à préciser » plutôt que de l'inférer. Fil : [collez]
À vérifier avant de l'utiliser : La catégorie 2 est celle où les erreurs font des dégâts. S'il ne peut pas citer, il ne doit pas prétendre à un accord.
Rédiger un transfert interne
Transmettre un client à un collègue ou partir en congé.
Rédige une note de transfert interne pour un collègue qui reprend ce dossier client. Couvre : la situation actuelle, ce qui s'est passé récemment, ce qui est en suspens et ce qu'il faut surveiller. Factuel et bref. Ne spécule pas sur les intentions du client. Détails : [collez]
À vérifier avant de l'utiliser : Les notes internes se font transférer. Écrivez-la comme si le client pouvait la lire, parce qu'un jour, l'un d'eux la lira.
Transformer une décision en liste de contrôle
Un processus que votre cabinet exécute de façon inconstante.
Transforme cette description de processus en liste de contrôle numérotée. Une action par ligne, chacune commençant par un verbe, chacune étant quelque chose dont une personne peut constater l'achèvement. Ajoute une colonne responsable. N'ajoute aucune étape que je n'ai pas décrite. Processus : [collez]
À vérifier avant de l'utiliser : « N'ajoute aucune étape » compte. Les modèles inventent des étapes supplémentaires plausibles, et une étape de conformité inventée est pire qu'une étape manquante.
Comment réviser ce qui en ressort
Quatre questions, dans l'ordre. Les deux premières attrapent presque tout.
- A-t-il ajouté un fait que je ne lui ai pas donné? C'est la défaillance qui compte. Les modèles comblent les vides de façon plausible, et un détail inventé plausible dans un dossier client est pire qu'un détail évident parce que personne ne le remarque.
- A-t-il transformé une incertitude en affirmation? « Le client envisage » qui devient « le client a décidé » change un dossier.
- Est-ce que je signerais ceci? Si cela part sous votre nom, c'est votre travail, peu importe qui a écrit le premier brouillon.
- Est-ce que ça conseille? Si une phrase dit à un client quelle couverture acheter, supprimez-la ou réécrivez-la comme votre propre jugement.
Ou utilisez-en un qui a déjà votre portefeuille
Alex travaille à l'intérieur de CovioIQ et voit déjà vos renouvellements et vos polices, il n'y a donc rien à coller. Il rédige et n'envoie jamais, et il a pour consigne de ne pas donner de conseils en matière de couverture. Les courriels, téléphones, adresses et dates de naissance des clients lui sont cachés par conception.
Voir aussi : des modèles de courriels rédigés, comment fonctionne un score fondé sur des règles, tous les guides.