Qu'est-ce qu'un système de gestion de courtage (SGC)? Le guide du courtier canadien
Un système de gestion de courtage, ou SGC (BMS en anglais), est le système de référence d'un cabinet de courtage en assurance de dommages canadien : les polices placées, les assureurs auprès desquels elles le sont, les documents émis et l'argent qui circule. Aux États-Unis, la même catégorie s'appelle agency management system (AMS). Les courtiers canadiens, leurs associations et le CSIO parlent de BMS ou de SGC.
Ce guide explique ce que fait un SGC, quels systèmes les cabinets canadiens utilisent, quand un cabinet en a besoin et quelle est la place d'un CRM à côté. Il nomme des fournisseurs mais ne cite aucun prix : les principaux fournisseurs canadiens de SGC ne les publient pas.
La réponse courte
Un SGC administre les polices une fois vendues. Il conserve le dossier de police, échange des données avec les assureurs (au Canada surtout par les normes du CSIO comme eDocs), produit les certificats et preuves d'assurance, et tient la comptabilité du cabinet : primes, commissions, sommes dues aux assureurs et compte en fiducie. La plupart des cabinets canadiens utilisent l'un d'une poignée de systèmes : Applied Epic, Applied TAM, Power Broker, TBW, Brokercore ou sigXP.
Un CRM est un outil différent. Il gère la relation avant et entre les polices : prospects, suivis, renouvellements traités comme un pipeline, ventes croisées, ainsi que les notes et tâches autour de chaque client. Les cabinets utilisent souvent les deux, le SGC comme source de vérité pour les données de police et le CRM pour le travail de gagner et de conserver les clients.
Ce que fait un système de gestion de courtage
Les capacités varient selon le fournisseur et l'édition; voyez ces catégories comme des questions à poser plutôt que comme la liste des fonctions d'un produit en particulier.
Administration des polices
Le dossier de police lui-même : garanties, limites, dates d'effet et d'échéance, avenants, résiliations et remises en vigueur, avec l'historique. Ce sont les données qu'un régulateur ou un assureur E&O s'attend à ce qu'un cabinet puisse produire.
Connectivité avec les assureurs
Réception des documents et données de police des assureurs, au Canada surtout par les normes eDocs et de téléchargement du CSIO, pour que le courtier ne ressaisisse pas ce que l'assureur a déjà émis.
Comptabilité et commissions
Facturation des primes, facturation par le cabinet ou par l'assureur, sommes dues aux assureurs, relevés de commissions et rapprochements, et comptabilité en fiducie là où une province l'exige.
Production de documents
Certificats d'assurance, notes de couverture, preuves d'assurance comme les cartes roses et, de plus en plus, leurs versions numériques livrées par Ma preuve d'assurance et eSlips du CSIO.
Liens de tarification et de soumission
Intégration avec les tarificateurs comparatifs et les portails des assureurs pour lancer une soumission depuis le dossier client et rapatrier la police émise.
Rapports et conformité
Rapports sur le portefeuille par assureur, branche et producteur, historiques de sinistres, listes d'échéances et piste d'audit qu'un cabinet présente à un régulateur comme l'AMF, le RIBO ou un conseil provincial.
Les systèmes utilisés par les courtiers canadiens
Voici les systèmes de gestion de courtage le plus souvent nommés par les cabinets canadiens et dans la presse spécialisée canadienne. Les descriptions sont volontairement brèves; confirmez les capacités, l'hébergement et les prix auprès de chaque fournisseur.
| Système | À savoir |
|---|---|
| Applied Epic | La plateforme actuelle d'Applied Systems, largement utilisée par des cabinets canadiens de toutes tailles, y compris les plus grands. Infonuagique ou hébergée, avec comptabilité intégrée et connectivité avec les assureurs. |
| Applied TAM | Le système précédent d'Applied Systems, encore en usage dans certains cabinets. Les cabinets sur TAM évaluent souvent un passage à Epic ou à un autre fournisseur. |
| Power Broker | Un SGC canadien présent depuis longtemps chez les petits et moyens cabinets. Souvent le système en place lorsqu'un cabinet envisage d'ajouter un CRM. |
| TBW (The Broker’s Workstation) | The Broker's Workstation, de Custom Software Solutions : une suite intégrée couvrant la gestion des polices, la comptabilité et la soumission pour les courtiers canadiens en assurance de dommages. |
| Brokercore | Un SGC canadien infonuagique destiné aux cabinets qui veulent un système moderne sans installation sur site. |
| sigXP | Le système de Keal Technology, maintenant chez Vertafore. L'une des options canadiennes établies, en particulier en Ontario et au Québec. |
| Tech Canary | Un nouveau venu canadien, infonuagique, et l'un des systèmes évalués par les associations de courtiers lors des Broker Insurance Tech Awards de 2018. |
Aucun prix n'est indiqué parce qu'aucun de ces fournisseurs ne les publie; ce qu'un cabinet paie dépend des utilisateurs, des modules et de la durée du contrat. Tout site qui cite un prix pour ces systèmes fait une estimation.
Votre cabinet a-t-il besoin d'un SGC?
Vous placez et administrez des polices auprès d'assureurs. Alors oui, en pratique. Le téléchargement des assureurs, la production de documents et la comptabilité en fiducie ne sont pas des choses qu'un tableur ou un CRM généraliste fait, et ce sont elles qu'un régulateur vérifie.
Vous êtes producteur ou une petite équipe dans un cabinet qui en a déjà un. Alors la décision est prise. La question est de savoir si vos renouvellements, suivis et ventes croisées reçoivent l'attention voulue dans ce système, ou s'il faut un CRM à côté.
Vous démarrez un cabinet. Choisissez d'abord le SGC, parce que les assureurs, votre comptable et votre régulateur y touchent tous. Ajoutez un CRM lorsque le portefeuille est assez grand pour que des renouvellements et des prospects passent entre les mailles.
La place d'un CRM à côté d'un SGC
Un SGC est conçu pour ce qui se passe après l'émission d'une police. Le travail d'avant, et celui de conserver un client au renouvellement, vit souvent dans les boîtes de réception, les papillons adhésifs et la mémoire du producteur : qui a demandé une soumission la semaine dernière, quels renouvellements à 60 jours n'ont pas encore été contactés, quels clients ont une assurance auto mais pas d'habitation.
C'est le travail d'un CRM. CovioIQ est un CRM pour les courtiers canadiens, pas un SGC : il tient les clients, les polices et les renouvellements sous forme de pipeline, avec des scores de risque d'attrition et de prospects fondés sur des règles, et il est bilingue. Il ne fait ni comptabilité, ni téléchargement des assureurs, ni production de documents, et il ne remplace pas un SGC.
Aujourd'hui, les deux sont reliés par export et import CSV; des connexions directes à Applied Epic, TAM, Power Broker et Vertafore sont prévues, sans date engagée. La page des intégrations indique exactement ce qui est offert.
Six questions à poser à un fournisseur de SGC
Les mêmes questions s'appliquent que vous choisissiez un premier système ou que vous envisagiez d'en changer.
- Où nos données sont-elles hébergées, et pouvons-nous obtenir un export complet, documents compris, en tout temps et à la fin du contrat?
- De quels assureurs, nommément, recevez-vous aujourd'hui les eDocs et les téléchargements, et combien coûte l'ajout d'un assureur?
- Le module de comptabilité respecte-t-il les exigences de fiducie de nos provinces, et notre comptable y a-t-il un accès direct?
- Quelle est l'API ou la voie d'intégration publiée pour un CRM, un tarificateur ou un portail client, et que paient les partenaires pour l'utiliser?
- Que comprend une migration depuis notre système actuel, combien de temps ont pris vos trois dernières, et qu'est-ce que les cabinets ont dû nettoyer avant?
- Quel est le prix complet pour notre nombre d'utilisateurs et nos modules sur trois ans, implantation, formation et hausses annuelles comprises?
Pour la catégorie sous son nom américain, voyez ce qu'est un système de gestion d'agence et, pour évaluer un CRM, la liste de contrôle des exigences CRM.
Questions fréquentes
Un système de gestion de courtage est-il la même chose qu'un système de gestion d'agence?
Oui. Système de gestion de courtage (BMS) est le terme canadien et du Commonwealth; agency management system (AMS) est le terme américain. Des fournisseurs comme Applied Systems et Vertafore vendent dans les deux marchés et utilisent les deux mots.
Quel système de gestion de courtage la plupart des cabinets canadiens utilisent-ils?
Aucun fournisseur ne publie sa part du marché canadien. Applied Epic et Applied TAM, Power Broker, TBW, Brokercore et sigXP sont les systèmes le plus souvent nommés par les cabinets canadiens et la presse spécialisée, Tech Canary étant un nouveau venu.
Un CRM peut-il remplacer un système de gestion de courtage?
Non. Un CRM ne fait ni téléchargement des assureurs, ni production de documents de police, ni comptabilité en fiducie, et ce sont ces éléments qu'un régulateur vérifie. Un CRM fonctionne à côté d'un SGC et gère les prospects, les renouvellements en pipeline, les ventes croisées et le suivi des clients.
CovioIQ est-il un système de gestion de courtage?
Non. CovioIQ est un CRM pour les courtiers d'assurance canadiens. Il gère les clients, les polices et les renouvellements, avec des scores de risque d'attrition et de prospects fondés sur des règles, et importe un portefeuille par CSV. Il n'a ni comptabilité, ni téléchargement des assureurs, ni production de documents; les connexions directes aux SGC sont prévues, sans date engagée.
Voyez le côté CRM du tableau
La démo en direct tourne sur des données fictives : vous pouvez voir comment les renouvellements, les scores et le pipeline fonctionnent à côté d'un SGC avant de vous inscrire à quoi que ce soit.