Utiliser un CRM à côté de votre système de gestion de courtage
Personne ne devrait remplacer un SGC qui fonctionne par un CRM. La question utile est ce qu'un CRM ajoute par-dessus, et ce que vous coûte réellement, semaine après semaine, le fait d'utiliser les deux.
Dit clairement d'entrée de jeu. CovioIQ n'a aucune intégration en direct avec un système de gestion de courtage, et aucune n'est en cours. Les données entrent par exportation et importation CSV. Tout ce qui suit est écrit en fonction de cela, parce qu'une page qui laisserait entendre une synchronisation en direct décrirait un produit qui n'existe pas.
Décidez une fois pour toutes ce qui vit où
L'essentiel de la douleur d'utiliser deux systèmes vient de ne jamais décider cela, de sorte que chaque système détient la moitié de tout et qu'aucun n'est fiable.
| L'élément | Où il vit |
|---|---|
| Police de référence, avenants, certificats | Le système de gestion. Toujours. C'est le système de référence et une fiche du CRM n'en est qu'une copie. |
| Téléchargement des assureurs et documents de police | Le système de gestion. Aucun CRM ne remplace cela. |
| Comptabilité en fiducie, grand livre, cycles de commissions | Le système de gestion. |
| Qui poursuit quel renouvellement, et pour quand | Le CRM. C'est ce que les systèmes de gestion font le plus mal. |
| Les notes d'une conversation, et quand elle a eu lieu | Le CRM, parce que le score et les rapports les lisent. |
| Les prospects qui ne sont pas encore clients | Le CRM. Ils n'ont pas de police, ils n'ont donc rien à faire dans un SGC. |
| Priorisation de la rétention et de la vente croisée | CRM. |
La règle sous-jacente : le système de gestion possède la police, le CRM possède la relation et la file de travail. Quand les deux divergent sur un détail de police, c'est le système de gestion qui a raison.
Comment les données circulent réellement
Exportez les clients et les polices de votre SGC en CSV, puis importez. Tous les systèmes canadiens que nous connaissons peuvent produire une exportation CSV, et c'est tout le mécanisme aujourd'hui. C'est un vrai travail la première fois et rapide ensuite.
La conséquence pratique est que la copie d'une police dans votre CRM est une copie à un instant donné. Faites un avenant dans le SGC et le CRM ne le sait pas avant la prochaine importation. C'est acceptable pour le travail de renouvellement et de rétention, qui repose sur les dates d'échéance et les primes, et ce ne l'est pas pour tout ce qui doit être à jour à la minute — c'est pourquoi la police de référence reste dans le SGC.
Réimportez à une cadence qui suit votre cycle de renouvellement plutôt qu'en continu. Une fois par mois suffit pour la plupart des portefeuilles. Nettoyage des données du CRM explique l'appariement sur un identifiant stable pour qu'une réimportation mette à jour les dossiers au lieu de les dupliquer.
Éliminez la double saisie par conception, sinon l'adoption meurt
La raison la plus fréquente pour laquelle un deuxième système reste inutilisé est qu'on demande au personnel de taper la même chose deux fois. Il ne le fera pas, et il ne devrait pas.
- Les données de polices sont saisies dans le SGC et arrivent dans le CRM par importation. Jamais tapées deux fois.
- Les notes de conversation et les prochaines actions s'écrivent dans le CRM seulement. Elles n'ont pas leur place dans une fiche de police.
- Les prospects ne touchent jamais au SGC avant d'avoir acheté quelque chose.
- Si un champ doit exister dans les deux, nommez celui qui fait autorité et mettez-le par écrit.
Amener l'équipe à l'utiliser va plus loin là-dessus : l'adoption échoue généralement sur la double saisie, pas sur la formation.
Quand c'est une mauvaise idée
Si vos renouvellements ne passent pas entre les mailles et que vous pouvez déjà dire quels clients sont à risque, un deuxième système n'est qu'une charge de plus. Deux systèmes ont un vrai coût : une autre connexion, une autre importation à ne pas oublier, un autre endroit où les données peuvent être périmées.
Et si vous n'avez pas de système de gestion du tout, vous n'êtes pas sur la bonne page — CRM ou système de gestion de courtage explique lequel il vous faut vraiment en premier, et ce que fait un système de gestion d'agence couvre la catégorie.
La page des intégrations liste chaque connexion prévue avec son état actuel, toutes marquées prévues sans date engagée.